涉外文書認證及香港公證
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涉外訴訟授權委托書公證認證辦理流程你要知道的幾件事情

作者:Paul 來源:原創 日期:2018-9-1 8:29:30 人氣: 標簽:

涉外訴訟授權委托書公證認證辦理流程你要知道的幾件事情。

我國《民事訴訟法》第 264 條規定,境外當事人給訴訟代理人的授權委托書要辦理公證認證,我國《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第 11 條規定,在中國領域外形成的證據要辦理公證認證,在香港、澳門、臺灣地區形成的證據應當履行相關的證明手續。那么實踐中應當怎么做?

境外公司在國內法院辦理訴訟打官司的情況越來越多,在法院受理時,首先要求境外公司提供其法定代表人身份證明書和授權委托書,以及公證認證文件及翻譯文件。在辦理這些公證認證文件時,要格外注意,以免不符合要求而被提出訴訟程序異議書。

公證認證哪些文件

依前述規定,需要公證的是兩類文書,委托書和域外證據,似乎很明了,但實踐中有一些需要注意的具體問題。

(一)委托書

除了委托書,還有委托人的主體登記文件需要一并公證認證,于公司而言是公司的注冊登記信息、商業登記證、法人身份證復印件、董事會決議等,于個人而言是身份證件復印件。盡管民訴法中沒有規定這一點,但實踐中這部分內容是不可或缺的。對代理人來說,還需要注意的是委托書的授權內容和文件的份數。做一次公證認證很麻煩,有的時間還挺長,所以盡可能把法律程序中所需的文件一次辦妥,寧多勿少。授權內容方面,代理人開始代理的是一審原告,要考慮到后續的二審、執行甚至再審,所以委托書中的授權要盡可能都覆蓋到,把一審、上訴、執行、再審階段的訴訟權利全寫上。份數方面,公證認證文件建議不少于五份,這樣一旦進入后續程序可以隨時提交授權文件。試想如果沒有上訴的授權,一審判決了境外當事人不服想上訴,而上訴期只有 30 天,臨時去辦公證認證,能不能來得及,萬一來不及那就喪失了上訴機會。

(二)域外證據

民事證據規則規定“域外形成的證據”需要公證認證。哪些屬于域外證據,很多文件是容易確定的,比如域外的合同、發票、收據、銀行憑證、提單、行政機關通知等,但也有一些難以區分,比如未注明合同簽署地的涉外合同,這屬于域外還是國內證據?

筆者認為,保險起見還是做公證認證。因為境外當事人若依據合同起訴,合同是關鍵證據,萬一中國的被告基于簽約過程提出合同簽訂地在境外,認為合同是域外證據,要求公證認證,會造成額外的麻煩。

再比如境外當事人收到的電子郵件是否為域外證據?如大家所知,在互聯網上國家的界限是模糊的,電子數據存儲在虛擬空間里,存在某個互聯網服務商的服務器里,用戶可以在任何地點登陸網絡存取電子郵件,則電子郵件位于哪個國家,很難說清楚。

再者,就文件格式而言,不同國家的一般文書格式差異很大,如果拿給國內法官確實存在難以識別的問題,但對于電子郵件則不存在,郵件服務系統的界面近似,文書格式近似,隨著電子郵件使用的普及,法官辨識這一證據并不存在障礙。既然這樣,還要不要做公證?法律實踐中很多當事人會做。在這一點上,筆者以為不應區分域外域內,電子郵件作為證據時應一視同仁,適用相同的認定規則。在公證的問題上,筆者贊同上海高級人民法院 2007年發布的《關于數據電文證據若干問題的解答》,即電子郵件如果能夠當庭出示,則不需要做公證。但因為這畢竟不是最高法院的意見,如果案件的受理法院與上海市高級法院的意見不同,還是對郵件做公證更好。

(三)訴狀等法律文書

起訴狀、申請書、上訴狀等文書上的當事人簽字或印章是否要公證認證。有人說,這些文件的簽署在境外,真實性難以確認需要公證。實踐中有些律師也會要求當事人辦理公證認證。筆者以為不必要。首先法律并未規定該文書要公證認證,其次既然授權委托書已經公證認證,則由代理人提交委托人簽署的法律文書這一行為本身已經可以保證簽署的真實性,沒有必要再施加額外的要求。而筆者所辦理的案件中,法院對境外當事人簽署的法律文書也未提出公證認證要求。

在接受境外當事人委托,指導當事人起草、簽署《法定代表人身份證明書》和《授權委托書》時,以及在對境外形成的經過公證、認證的《法定代表人身份證明書》和《授權委托書》進行質證時應注意以下幾個問題: 

第一,由于在境外大多數國家設立的公司并沒有所謂“法定代表人”這一常設職位。我們不能直接套用國內的做法。一般情況下,這個“法定代表人”須經董事會指定、認命,并授予權限。為了配合國內法院對“法定代表人”的要求,董事會決議應明確被指定、認命的人就是處理這宗案件的“法定代表人”。這份董事會決議就是《法定代表人身份證明書》,且須經公證、認證。 

第二,在依照前述手續辦妥《法定代表人身份證明書》以后,由該“法定代表人”簽署《授權委托書》,并須辦理公證、認證手續。前面的董事會決議可以作為《授權委托書》公證書的附件。 

第三,不能盲目相信公證、認證。有的律師朋友,甚至有的法官只要見到境外形成的經過了公證、認證的文件,就相信這份文件肯定沒有問題。事實遠非如此簡單。公證僅證明被公證行為或文書形式的真實性。認證僅證明公證員或認證官員簽章的真實性。公證、認證不能證明被公證行為、文書內容的合法性和真實性。在Nokia Inc.訴盛港公司案中,《法定代表人身份證明書》和《授權委托書》都經過公證、認證。但其內容的真實性、合法性就遭到嚴重的質疑。在審查公證、認證文件時,要認真查看是誰、以什么身份、依據什么申請做了公證,再看經公證的文件內容是否有充分的依據。 

第四,要審查公證、認證文件的形式完整性。形式完整性包括兩方面,一方面是文件的那些內容經過了公證,又有哪些內容經過了認證。如果公證書中說公證的內容是一份文件上某個人的簽名,那么其他內容(比如其他人的簽名)就不在公證內容范圍內。另一方面是公證、認證文件的內容是否完整、是否經過了撤換。有些國家或地區的公證、認證文件有蠟封或其他處理措施確保公證、認證文件不會被撤換。但有些則不是。我們見到過很多由韓國形成的公證、認證文件就僅是通過訂書器裝訂的。對于這種文件要格外認真審查。

涉外訴訟授權書公證認證

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